「あぁ、また今日も記録が終わらない…」 「リハビリ自体は時間内に終わったのに、これからが長いんだよな…」 「早く帰って、ゆっくりしたいのに…」
作業療法士として、日々の業務に追われる中で、多くのOTが頭を悩ませているのが、膨大な量の**「記録業務」ではないでしょうか。 日々の経過記録、評価レポート、リハビリテーション実施計画書、カンファレンス資料、情報提供書、サマリー…。 一つひとつは大切な業務だと分かっていても、その量と作成にかかる時間に、「記録地獄だ…」**とうんざりしたり、残業が常態化してしまったりしていませんか？
質の高い記録を残したいという思いと、限られた時間の中で効率よく終わらせたいという思いとの間で、板挟みになっている。 周りの同僚はサクサク終わらせているように見えて、「私だけが遅いのかな…」と焦りを感じてしまう。 そして、記録業務のためにプライベートの時間が削られ、心身ともに疲弊していく…。
もしあなたが今、そんな状況にあるのなら、この記事はきっとあなたの助けになるはずです。 記録業務は、確かにOTにとって不可欠な仕事ですが、工夫次第で、その負担を大幅に軽減し、作成スピードを劇的にアップさせることは可能なのです。
この記事では、そんな「記録地獄」から脱出したいあなたのために、なぜ記録が終わらないのか、その原因を探り、そして**「デキるOT」が実践している書類作成スピードUPのための具体的な思考法と、今日から使える実践テクニック**を厳選してご紹介します。
この記事を読み終える頃には、あなたは記録業務への苦手意識が薄れ、「こうすれば早く終わるんだ！」という具体的な方法を知り、残業時間を減らして、ゆとりある働き方を手に入れるための一歩を踏み出せるようになっているはずです。
「また記録が終わらない…」残業の元凶！OTを苦しめる記録業務の実態
「記録さえなければ、もっと早く帰れるのに！」多くのOTがそう感じているのではないでしょうか。まずは、なぜ作業療法士の記録業務がこれほどまでに負担となり、「記録地獄」とまで言われる状況を生み出してしまうのか、その背景にあるリアルな実態を見ていきましょう。
リハビリと同じくらい時間がかかる？日々の記録、計画書、報告書…
作業療法士が作成する書類は、種類も量も非常に多いのが現実です。
- 日々の経過記録（SOAPなど）： 担当患者さん全員分、毎日記録が必要。
- 各種評価レポート: 定期的な評価結果をまとめ、分析・考察を加える。
- リハビリテーション実施計画書: 目標設定、プログラム内容などを記載し、定期的な更新が必要。
- カンファレンス資料: 多職種に分かりやすく情報をまとめる必要がある。
- 情報提供書・サマリー: 退院時や転院時などに、これまでの経過や今後の留意点をまとめる。
これらを、日々のリハビリ業務の合間や、業務終了後に作成しなければならず、「リハビリしている時間と同じくらい、記録を書いている気がする…」と感じるOTも少なくありません。
「早く帰りたいのに…」終わらない書類がもたらすストレスと疲弊
本来なら定時で帰れるはずなのに、記録が終わらないために残業する。 あるいは、家に持ち帰って記録を書く…。 そんな毎日が続けば、プライベートの時間は削られ、休息も十分に取れず、心身ともに疲弊していきます。 「また今日も記録か…」と思うだけで、仕事へのモチベーションが下がり、大きなストレスとなりますよね。 記録業務が、OTのバーンアウトの一因となることさえあります。
丁寧さとスピード、どう両立すれば？質の高い記録へのプレッシャー
記録は、患者さんの状態を正確に伝え、多職種連携を円滑にし、リハビリテーションの質を担保するための重要なエビデンス（根拠）です。 だからこそ、「手を抜くわけにはいかない」「質の高い、丁寧な記録を残さなければ」という専門職としての責任感があります。 しかし、その**「質」を追求するあまり、時間がかかりすぎてしまう**。この「丁寧さ」と「スピード」のバランスをどう取るか、というジレンマに多くのOTが悩んでいます。
「私だけが遅いのかな…？」周りと比べて焦る気持ち
ふと周りを見渡すと、同僚が自分よりも早く記録を終えて帰っていく…。 そんな時、「どうして私はこんなに時間がかかるんだろう？」「要領が悪いのかな？」「私だけが仕事ができないのでは？」と、周りと自分を比べてしまい、焦りや劣等感を感じてしまうことはありませんか？ その焦りが、さらに記録への苦手意識を強くしてしまう、という悪循環に陥ることもあります。
なぜあなたの記録は終わらない？スピードダウンを招く５つの原因
「早く終わらせたいのに、なぜか時間がかかってしまう…」その原因は、一体どこにあるのでしょうか？記録スピードが上がらない背景には、いくつかの共通した原因が考えられます。あなた自身に当てはまるものがないか、チェックしてみましょう。
原因①：完璧主義の罠「全部詳しく書かないと」という思い込み
「あの時の患者さんの表情も、ご家族のちょっとした発言も、全部記録しておかないと…」 「後で何かあった時のために、できるだけ詳細に、すべてを書き残しておかなければ」 そんな風に、完璧な記録を目指すあまり、必要以上に情報を詰め込みすぎたり、表現にこだわりすぎたりしていませんか？ もちろん、記録の正確性や網羅性は重要ですが、「すべてを完璧に」という思い込みが、膨大な作業時間を生み出している可能性があります。
原因②：「後でまとめよう」の先延ばし癖が記憶の忘却を招く
「リハビリが終わってすぐは疲れているから、記録は後でまとめてやろう」 「今は他の業務が優先だから、記録は時間がある時に…」 このように、記録作業を後回しにしてしまう癖はありませんか？ 時間が経てば経つほど、リハビリ中の細かな観察内容や、患者さんの微妙な変化、話した内容などの記憶は薄れていきます。 いざ記録を書こうとした時に、「あれ、何て言ってたっけ？」「どんな様子だったかな？」と思い出すのに時間がかかり、結果的に記憶を呼び起こす作業に多くの時間を費やしてしまうのです。
原因③：集中できない環境！記録中に話しかけられる、場所がない…
いざ記録を書こうとしても、周りが騒がしかったり、他のスタッフから頻繁に話しかけられたり、あるいは記録を書くための専用のスペースが確保されていなかったり…。 集中して記録に取り組める環境がないことも、スピードダウンの大きな原因です。 中断されるたびに思考が途切れ、再度集中し直すのに時間がかかり、効率が著しく低下してしまいます。
原因④：PCスキル・タイピング速度のボトルネック
電子カルテが主流となった今、基本的なPCスキルやタイピング速度も、記録時間に大きく影響します。 「キーボード入力が苦手で、時間がかかる…」 「パソコンの操作自体に慣れていない…」 「ショートカットキーなどを使いこなせていない…」 どんなに頭の中で記録内容がまとまっていても、それをアウトプットするツール（PC）の操作に時間がかかっていては、スピードは上がりません。
原因⑤：非効率なフォーマットやシステム？職場の環境要因
あなた個人の問題だけでなく、職場全体で使用している記録のフォーマットや、電子カルテシステム自体が非効率である可能性も考えられます。 入力項目が多すぎる、操作性が悪い、テンプレート機能がない、過去の記録を参照しにくい…。 こうした職場の環境要因が、記録業務の負担を増やしているケースも少なくありません。この場合は、個人の努力だけでは限界があります。
発想の転換！「デキるOT」がやっている記録時間を半減させる思考法
記録スピードを上げるためには、具体的なテクニックだけでなく、記録に対する「考え方（マインドセット）」を変えることも非常に重要です。「デキるOT」は、記録を単なる作業ではなく、目的を持ったコミュニケーションツールとして捉え、効率的な思考法を実践しています。
①記録の「目的」を常に意識する：誰に何を伝えるための記録？
その記録は、「誰（例: 医師、看護師、ケアマネ、後任者、未来の自分）」に、「何（例: 患者さんの状態変化、リハビリ効果、注意点、今後の計画）」を伝えるためのものですか？ 記録の目的を常に意識することで、書くべき情報と、そうでない情報が見えてきます。 目的が明確になれば、自然と記述は絞り込まれ、簡潔になります。漫然と書き連ねるのではなく、「伝える」という目的意識を持つことが第一歩です。
②「完璧」より「必要十分」へ：情報を取捨選択する勇気を持つ
すべての情報を詳細に記録する必要はありません。大切なのは、目的に照らし合わせて、「必要十分」な情報を、過不足なく記録することです。 完璧主義を手放し、「この情報は、連携上本当に必要か？」「この詳細な記述は、誰かの役に立つか？」と自問自答し、情報を取捨選択する勇気を持ちましょう。 8割の情報が伝わればOK、くらいの気持ちで臨むと、精神的な負担も軽くなります。
③「書くこと」を事前に構造化する：頭の中を整理してから書き始める
いきなり書き始めるのではなく、記録する前に、頭の中で「何を書くか」の構成（骨子）を組み立てる習慣をつけましょう。 SOAP形式など、基本的な型に沿って、「S（主観的情報）には何を書くか」「O（客観的情報）のポイントは？」「A（評価・考察）で伝えたいことは？」「P（計画）の変更点は？」といった具合に、書くべき要素を箇条書きレベルで整理しておくだけでも、実際に書き始めた時のスピードが格段に変わります。
④「自分の言葉」で書く訓練：定型文に頼りすぎず、表現力を磨く
テンプレートや定型文は効率化に役立ちますが、それに頼りすぎると、かえって時間がかかったり、個別の状況に合わない不自然な記録になったりすることもあります。 日頃から、観察したことや考えたことを、簡潔かつ的確に「自分の言葉」で表現する訓練をしておくことも大切です。 語彙力を増やしたり、他の人の分かりやすい記録を参考にしたりして、表現力を磨きましょう。自分の言葉でスムーズに書けるようになれば、記録作成はもっと楽になります。
今日から残業減！書類作成スピードUP【即効性アリ！実践テクニック５選】
思考法を変えたら、いよいよ具体的な実践テクニックです！ここでは、あなたの記録作成スピードを劇的に向上させる可能性のある、即効性の高いテクニックを５つ厳選してご紹介します。今日から、いえ、今すぐ試せるものばかりですよ！
テク①：最強時短ツール！自分だけの「最強テンプレート」作成・活用術
毎回同じような内容を繰り返し入力するのは、時間の無駄ですよね。よく使う書類や文章の「型」を、あなた専用の「テンプレート」として作成・保存しておきましょう。
- テンプレート化できるもの:
- 各種書類の基本フォーマット: 評価レポート、計画書、情報提供書、サマリーなど。基本的な構成や定型的な項目をあらかじめ入力しておく。
- SOAP記録の骨子: S, O, A, Pの各項目で、よく使う視点や書き出しのフレーズなどを入れておく。
- 疾患別・評価別の定型文: 特定の疾患でよく見られる所見や、評価結果の定型的な解釈などを登録しておく。
- 辞書登録の活用: さらにスピードアップするために、よく使う単語やフレーズ（専門用語、挨拶文、定型的な評価コメントなど）をPCや電子カルテの「辞書機能」に登録しましょう。「じゃま」→「上肢関節可動域」、「いつも」→「いつもお世話になっております。」のように、短い読みで長い文章を一発変換できるように設定します。これは驚くほど効果があります！
- 効果: 入力の手間が大幅に省け、記載漏れや誤字脱字も減らせます。
テク②：スキマ時間を制す！「音声入力」と「メモアプリ」で記録を溜めない
記録を後回しにせず、記憶が新しいうちに、スキマ時間を使って情報を記録する習慣が大切です。
- 音声入力の活用: スマートフォンやタブレットの音声入力機能を使えば、移動中や、ちょっとした空き時間に、話すだけで記録の下書きを作成できます。「〇〇さん、本日、△△訓練実施。□□の動作が改善。」のように、要点だけでも音声で記録しておき、後でPCで整形・追記すれば、大幅な時間短縮になります。認識精度もかなり向上しています。
- メモアプリの活用: リハビリ中に気づいたこと、患者さんの発言、評価の数値などを、すぐにスマホのメモアプリ（Evernote, Google Keepなど）に記録しておきましょう。写真や音声メモも活用できます。後で記録を作成する際に、そのメモを見返せば、思い出す手間が省けます。
- 効果: 「後でまとめて書こう」という負担感を減らし、記録の精度も向上します。
テク③：脱・人差し指入力！PCスキル向上で作業効率を劇的UP
基本的なPC操作スキル、特にタイピング速度は、記録作成のスピードに直結します。
- ショートカットキーの習得: Ctrl+C（コピー）、Ctrl+V（貼り付け）、Ctrl+Z（元に戻す）、Ctrl+S（保存）、Ctrl+F（検索）など、基本的なショートカットキーを覚えるだけでも、マウス操作の手間が省け、作業効率が格段に上がります。よく使う操作は積極的にショートカットキーを使いましょう。
- タイピング練習: もしタイピングに苦手意識があるなら、無料のタイピング練習サイトなどを活用して、少しずつ練習してみましょう。正しい指使い（ホームポジション）を意識するだけでも、速度と正確性は向上します。1日10分程度の練習でも、継続すれば効果が出ます。
- 効果: PC操作に費やす時間が短縮され、思考を止めずにスムーズに記録作成が進められるようになります。
テク④：チームで効率化！記録ルール標準化と情報共有のススメ
あなた一人の努力だけでなく、チーム全体で記録業務の効率化に取り組むことも有効です。
- 具体的なアクション:
- 記録ルールの標準化: チーム内で、記載すべき必須項目、使用する略語、SOAPの書き方など、基本的な記録ルールを統一しましょう。これにより、記録のバラつきがなくなり、他のスタッフの記録を読む時間も短縮されます。
- テンプレートの共有: 個人で作った便利なテンプレートがあれば、チーム内で共有し、みんなで使えるようにする。
- 情報共有の工夫: カンファレンスやミーティングで、記録に関する困りごとや、効率化のアイデアなどを共有し、チーム全体で改善策を検討する。
- 効果: チーム全体の記録作成時間が短縮され、情報共有もスムーズになります。「自分だけが大変」という状況を防ぎ、協力体制が生まれます。
テク⑤：邪魔されない聖域！「集中記録タイム」の確保と周囲への協力依頼
記録作業は、集中できる環境で行うことが、スピードと質を高める上で非常に重要です。
- 具体的なアクション:
- 「記録タイム」の確保: 1日のスケジュールの中に、「この時間は記録に集中する」という時間を意識的に設ける。（例: 昼休憩の後30分、業務終了前の1時間など）
- 場所の確保: 可能であれば、静かで邪魔の入りにくい場所（例: 空いている個室、スタッフルームの隅など）を確保する。
- 周囲への協力依頼: 「〇時～〇時までは集中して記録をしたいので、緊急時以外は声かけを控えていただけますでしょうか」と、事前に周囲に伝え、理解と協力を求めましょう。「集中タイム」の札などをデスクに置くのも良いかもしれません。
- 効果: 集中が途切れることなく作業を進められるため、記録作成の効率が大幅に向上し、ミスも減らせます。
これらのテクニックを組み合わせ、あなたに合った方法を見つけることで、必ず「記録地獄」から脱出できるはずです！
ツールと工夫でさらに加速！おすすめアイテム＆職場への働きかけ
個人のスキルアップや思考改革に加えて、便利なツールを活用したり、職場環境そのものに働きかけたりすることで、記録業務はさらに効率化できます。ここでは、そのためのヒントをご紹介します。
おすすめ時短ツール（アプリ、ソフト、ガジェットなど – 具体例は避けるか一般名称で）
世の中には、記録業務を助けてくれる様々なツールが存在します。
- 例:
- 高機能なメモアプリ: テキストだけでなく、音声、写真、手書きメモなどを一元管理できるアプリ。検索機能が強力なものも。
- タスク管理ツール: 記録作成などのタスクをリスト化し、締め切り管理や進捗確認ができるツール。
- 音声認識ソフト/デバイス: スマホの標準機能以外にも、より高精度な音声認識が可能な専用ソフトやマイクなど。
- 多機能マウス/キーボード: ショートカットキーを割り当てられるボタンが多いマウスや、人間工学に基づいた疲れにくいキーボードなど。
- ポイント: 自分に合ったツールを見つけ、投資することも、長期的に見れば時間短縮に繋がります。無料トライアルなどを試してみるのも良いでしょう。
記録方法の見直しを提案！職場への「業務改善」アプローチ
もし、職場全体の記録フォーマットやシステムに非効率な点があると感じるなら、勇気を出して「業務改善」を提案してみるのも一つの手です。
- 提案のポイント:
- 具体的な問題点を指摘: 「現在の〇〇のフォーマットは、△△の点で非効率だと感じています」
- 具体的な改善策を提示: 「□□のようなテンプレートを導入してはどうでしょうか？」「△△の項目は、必須でなければ省略可能にできませんか？」
- 改善によるメリットを説明: 「これにより、記録時間が〇分短縮され、残業削減や、他の業務への時間確保に繋がると考えられます」
- 協力者を募る: 一人で提案するよりも、同じように感じている同僚と一緒に提案する方が、説得力が増します。
- 効果: あなたの提案がきっかけで、職場全体の業務効率が改善される可能性があります。主体的な姿勢は、あなたの評価にも繋がるでしょう。
どうしても改善しないなら…？記録負担の少ない職場を探す視点（誘導箇所）
個人の努力や工夫、そして職場への働きかけを行っても、どうしても記録業務の負担が改善されず、それが原因で心身ともに疲弊しきっている…。 あるいは、記録業務そのものよりも、もっと直接的なリハビリや患者さんとの関わりに時間を使いたい、と強く願っている…。
そんな場合は、より効率的な記録システムが導入されていたり、記録業務へのサポート体制（例: クラークによる代行入力など）が整っていたりする職場へ、**環境を変える（転職する）**という選択肢も、真剣に考える価値があります。
「記録が楽な職場なんて、本当にあるの？」 「どうすれば、そんな職場を見つけられるんだろう？」
そう感じたら、リハビリ職場の労働環境や、各施設のIT化の状況、業務効率化への取り組みなどに詳しいキャリアアドバイザーに相談してみるのが近道です。
彼らは、
- あなたが**「記録業務の負担を減らしたい」という希望**を理解し、それに合った職場環境の求人情報を探してくれます。
- 電子カルテの種類や使いやすさ、記録システムの効率性、事務サポートの有無など、求人票だけでは分からない内部情報を提供してくれることがあります。
- 「残業が少ない」「記録業務の負担が比較的軽い」といった評判のある職場の非公開求人を紹介してくれる可能性もあります。
- あなたの経験やスキルを活かしつつ、より働きやすい環境で活躍できるよう、キャリアプランの相談にも乗ってくれます。
「記録地獄から抜け出して、もっと充実した働き方をしたい！」 その想いを実現するために、無料のキャリア相談を活用し、専門家の視点を取り入れてみてはいかがでしょうか。 記録業務のストレスから解放され、あなたが本来やりたいと思っていた作業療法に、もっと時間と情熱を注げるようになるかもしれません。
まとめ：記録地獄から抜け出して、ゆとりあるOTライフと質の高いケアを両立！
作業療法士にとって、避けては通れない記録業務。 しかし、それは決して「地獄」である必要はありません。
考え方を少し変え、具体的なテクニックを実践し、時にはツールや周りの力も借りながら、効率化を進めていくことで、記録作成にかかる時間は必ず短縮できます。
記録時間が減れば、
- 残業が減り、プライベートの時間が充実する。
- 心身の疲労が軽減され、健康的に働ける。
- 時間に追われるストレスから解放され、心にゆとりが生まれる。
- そして何より、記録に費やしていた時間を、本来最も大切にしたいはずの、患者さんへの直接的なケアや、自己研鑽の時間にあてることができるようになります。
記録業務の効率化は、単に「楽をする」ためではありません。 それは、あなたが作業療法士として、より質の高いケアを提供し、そしてあなた自身がより豊かで、充実した人生を送るための、積極的な戦略なのです。
今日からできることから、ぜひ始めてみてください。
