「あぁ、もうこんな時間！今日も全然仕事が終わらない…」 「毎日、時間に追われてばかりで、心も体もヘトヘト…」 「もっと効率よく仕事を進めて、自分の時間も大切にしたいのに…」
作業療法士として、日々多くのタスクに追われ、**「時間が足りない！」**と悲鳴を上げているあなたへ。 その悩み、痛いほどよく分かります。
記録業務、リハビリの準備と実施、カンファレンス、多職種連携、書類作成、自己学習…。 私たちの仕事は、本当に多岐にわたり、一つひとつに丁寧に取り組もうとすればするほど、時間はあっという間に過ぎていってしまいますよね。
気づけば、残業が当たり前になり、家に帰っても仕事のことが頭から離れず、プライベートの時間はどんどん削られていく…。 そんな毎日を送っていると、どんなにやりがいのある仕事でも、いつしかモチベーションが低下し、心身ともに疲弊してしまいます。
「どうすれば、もっと時間を上手に使えるようになるんだろう？」 「デキるOTさんって、一体どうやって時間をやりくりしているの？」 「私も、時間に追われる生活から抜け出したい！」
もし、あなたが本気でそう願っているのなら、この記事はあなたのためのものです。 「時間がない」のではなく、「時間の作り方を知らない」だけかもしれません。
この記事では、そんな「時間に追われるOT」から卒業したいあなたのために、なぜ時間に追われてしまうのか、その原因を探り、そして**「時短思考」を身につけ、日々の業務を劇的に効率化するための具体的なテクニックを、余すところなくお伝えします。 あなたも「業務効率化の鬼」**になれるかもしれません！
この記事を読み終えたとき、あなたは時間に追われるストレスから解放され、「私にもできる！」という自信と、仕事もプライベートも充実させるための具体的な方法を手にしているはずです。
「今日も時間が足りない…」OTの日常を蝕む「時間泥棒」の正体
「一体、私の時間はどこへ消えていくの？」そう感じてしまうほど、作業療法士の日常には、気づかぬうちに時間を奪っていく「時間泥棒」がたくさん潜んでいます。まずは、その正体を明らかにすることから始めましょう。
記録、カンファ、多職種連携…終わりなきタスクと残業のループ
先ほども触れましたが、作業療法士の業務は多岐にわたります。
- 患者さん一人ひとりへの個別リハビリ
- 日々の詳細な経過記録
- 定期的な評価と報告書作成
- リハビリテーション実施計画書の作成・更新
- 多職種が集まるカンファレンスへの参加と資料準備
- 医師や看護師、ケアマネジャーとの情報共有・連携
- 福祉用具の選定や住宅改修のアドバイス
- 家族指導や退院支援
- 院内勉強会や委員会活動…
これら一つひとつは重要な業務ですが、積み重なると膨大な量になり、限られた勤務時間内では到底処理しきれないという状況に陥りがちです。 そして、終わらないタスクが残業を生み、その残業がまた翌日の疲労に繋がり…という負のループにはまっていませんか？
予測不能な事態、急な依頼…計画通りに進まないもどかしさ
綿密に今日のスケジュールを立てたつもりでも、 「〇〇さんの容態が急変しました！」 「△△さんが、今日中にどうしても相談したいことがあるそうです」 「□□の書類、急ぎでお願いできませんか？」 といった、予測不能な事態や、急な依頼が舞い込んでくるのが、医療・介護の現場の常です。
こうした割り込み業務に対応しているうちに、あっという間に時間が過ぎ去り、本来やるべきだったタスクが後回しになってしまう。 計画通りに仕事が進まないことへのもどかしさも、大きなストレス要因ですよね。
「丁寧さ」と「効率」の板挟み：質の高いケアと時間制限のジレンマ
作業療法士として、「一人ひとりの患者さんに、もっと丁寧に、もっと時間をかけて関わりたい」という想いは、誰しも持っているはずです。 しかし、現実には、時間的な制約の中で、多くの業務をこなさなければなりません。
質の高いケアを提供したいという**「丁寧さ」へのこだわりと、限られた時間で成果を出さなければならないという「効率」への要求**。 この２つの間で板挟みになり、「どちらかを犠牲にしなければならないのか…」と悩んでしまう。これも、OTが時間に追われる一因です。
自分の時間がない！疲弊感が招くモチベーション低下と生活の質の悪化
時間に追われる生活が続くと、どうなるでしょうか？
- 自分のための時間がなくなる: 趣味、休息、家族や友人との時間、自己学習の時間などが犠牲になる。
- 心身の疲弊: 慢性的な睡眠不足や疲労感、ストレスの蓄積。
- モチベーションの低下: 「何のためにこんなに頑張っているんだろう…」と、仕事への意欲が失われる。
- 生活の質の低下: 仕事以外の楽しみや充実感がなくなり、人生そのものが色あせて感じられる。
「時間がない」ということは、単に忙しいというだけでなく、あなたの心身の健康や、人生の豊かさそのものを脅かす、深刻な問題なのです。
なぜあなたは時間に追われる？「時短できないOT」５つの共通点
「周りのデキるOTは、どうしてあんなに効率良く仕事ができるんだろう…」そう思うことはありませんか？実は、「時間に追われやすいOT」には、いくつかの共通した思考パターンや行動の癖が見られることがあります。あなたに当てはまるものがないか、チェックしてみましょう。原因が分かれば、改善策も見えてきます。
①完璧主義の罠：「100点じゃないと気が済まない」が時間を奪う
「記録は、どんな些細なことでも全て書かなければ」 「資料は、誰が見ても完璧に理解できるように、細部まで作り込まなければ」 そんな風に、何事も100点満点を目指す完璧主義の傾向はありませんか？ 確かに質の高い仕事は大切ですが、過度な完璧主義は、必要以上に時間を浪費し、自分自身を追い詰める原因となります。「まあ、これで80点くらいかな」と、ある程度のところで区切りをつけることが苦手なのです。
②優先順位付けが苦手：「何から手をつけるべきか」で迷走
やるべきタスクがたくさんあるのに、「どれが一番重要で、どれを先にやるべきか」という優先順位がつけられず、結局、目についたものから手当たり次第に取り組んでしまったり、簡単な作業ばかりを先に片付けて、重要な仕事が後回しになってしまったり…。 優先順位付けが苦手だと、効率的な時間の使い方ができず、結果的に時間に追われることになります。
③「NO」と言えない：「断る＝悪いこと」という思い込み
「〇〇さん、ちょっとこれ手伝ってくれる？」 「この仕事、他に頼める人がいなくて…」 同僚や上司からの依頼を、「断ったら悪いかな…」「期待に応えなきゃ…」と、つい安請け合いしてしまい、自分の仕事がどんどん増えていく。 「NO」と言うことに罪悪感を感じたり、関係悪化を恐れたりして、自分のキャパシティを超えた仕事まで抱え込んでしまう。これも、時間に追われる大きな原因です。（詳しくは記事No.23参照）
④探し物が多い：「あれ、どこだっけ？」整理整頓と情報管理の甘さ
「あの書類、どこにしまったかな…」 「この前使った評価用紙、見当たらない…」 「あの患者さんの情報、どの記録に書いてあったっけ…」 デスク周りやPCのフォルダ、あるいは情報そのものが整理整頓されておらず、「探し物」に多くの時間を費やしていませんか？ 1回の探し物は数分でも、それが積み重なると、1日でかなりの時間ロスになります。情報管理の甘さも、見過ごせない時間泥棒です。
⑤非効率なやり方を続けている：「昔からこうだから」の思考停止
「この記録の書き方、もっと効率的な方法があるんじゃないかな…」 「この会議、本当に必要なのかな…」 そう薄々感じてはいても、「昔からこのやり方だから」「みんなこうしているから」と、現状の非効率なやり方を変えようとせず、そのまま続けてしまっていませんか？ 新しいツールや方法を試すことを面倒に感じたり、変化を恐れたりする「思考停止」状態も、時短を妨げる大きな要因です。
これらの共通点に心当たりがあるなら、まずはそこから改善していくことが、「時短OT」への第一歩です。
発想の転換！「時短思考」を手に入れるためのマインドセット改革
具体的なテクニックを学ぶ前に、まずは**「時間」に対する考え方、つまり「時短思考」**を身につけることが重要です。このマインドセットの変化が、あなたの行動を変え、結果を大きく左右します。
①「時間＝命」と心得よ！有限な資源を意識する重要性
あなたは、「時間」をどれだけ貴重なものだと感じていますか？ お金は稼げば増えますが、時間は誰にとっても1日24時間と限られており、一度過ぎ去ったら二度と戻ってきません。 まさに、**「時間＝命（人生そのもの）」**と言っても過言ではないのです。 この「時間は有限で、かけがえのない資源である」という意識を強く持つことが、時短思考の原点です。 無駄な時間を過ごすことは、自分の命を無駄にしているのと同じ、くらいの覚悟を持ちましょう。
②「パーキンソンの法則」を理解する：仕事は与えられた時間まで膨張する
「パーキンソンの法則」というのをご存知ですか？ これは、**「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」**という法則です。 つまり、「締め切りが3時間後なら3時間かかるし、1時間後なら1時間で終わる（かもしれない）」ということです。 ダラダラと時間をかけてしまうのは、無意識のうちに「まだ時間がある」と思ってしまっているからかもしれません。 この法則を理解し、あえて仕事に短い締め切りを設定することで、集中力を高め、効率的に作業を進めることができます。
③「80:20の法則（パレートの法則）」を応用：最小の努力で最大の結果を
「パレートの法則」とは、**「成果の80%は、全体の20%の要素が生み出している」**という経験則です。 仕事に置き換えると、「仕事の成果の80%は、費やした時間の20%で生み出されている」あるいは「全業務の20%が、成果全体の80%を占めている」と解釈できます。 つまり、すべての業務に均等に力を注ぐのではなく、最も成果に繋がりやすい「重要な20%の業務」を見極め、そこに集中することが、効率化の鍵となるのです。 重要でない80%の業務に時間をかけすぎていないか、見直してみましょう。
④「シングルタスク」の鬼になる！マルチタスク幻想からの脱却
「あれもこれも同時にやらなきゃ！」と、複数の作業を並行して行う「マルチタスク」が、効率的だと思っていませんか？ しかし、脳科学的には、人間は本来マルチタスクが苦手であり、タスクを切り替えるたびに集中力が途切れ、かえって生産性が低下すると言われています。 目指すべきは、**一つの作業に集中して取り組み、それが終わったら次の作業へ、という「シングルタスク」**です。 「今は、この記録だけを終わらせる！」と決めて取り組む方が、結果的に早く、質も高く仕上がります。
⑤「捨てる勇気」を持つ！重要でないことはやらない決断
時間は有限です。すべてをやろうとすると、必ずパンクします。 時には、**「やらないことを決める」という「捨てる勇気」**も必要です。 「この会議、本当に出席する必要があるかな？」 「この書類作成、そこまで細かくやる必要あるかな？」 「この依頼、本当に自分がやるべきことかな？」 重要度の低いタスクや、効果の薄い業務は、思い切ってやめる、あるいは他の人に任せる、頻度を減らすといった決断をすることも、時短思考の一つです。
これらのマインドセットを意識することで、あなたの時間に対する向き合い方が変わり、自然と効率的な行動が取れるようになっていくはずです。
これであなたも効率化の鬼！OTのための【即効性時短テクニック10選】
マインドセットが整ったら、いよいよ具体的な時短テクニックの実践です！ここでは、作業療法士のあなたが今日からすぐに取り入れられる、即効性の高いテクニックを10個厳選してご紹介します。これらを駆使すれば、あなたも「業務効率化の鬼」になれるかも！？
【記録編】テンプレート＆辞書登録最強説！音声入力も駆使して爆速化
（記事No.35で詳述した内容と重複しますが、時短の核となるため再掲・要約します）
- テクニック: よく使う書類のテンプレートを作成・共有。頻出単語やフレーズはPCや電子カルテの辞書登録で一発変換。音声入力で下書き作成。
- 効果: 入力時間の大幅短縮、記載漏れ防止、思考を止めずに記録作成。
【情報収集編】RSSリーダー＆Googleアラートでアンテナを自動化
（記事No.37で詳述した内容と重複しますが、時短インプットとして重要なので再掲・要約します）
- テクニック: FeedlyなどのRSSリーダーで複数サイトの更新情報を一括チェック。Googleアラートで特定キーワードの最新情報を自動収集。
- 効果: 情報収集の手間を大幅削減、効率的なインプット、見逃し防止。
【会議・カンファ編】事前準備と目的共有で「意味のある時間」に
ダラダラと時間だけが過ぎる会議やカンファレンスは、最大の時間泥棒です。
- テクニック:
- 目的とゴールを明確にする: 何のための会議か、何が決まれば終わりか、事前に参加者全員で共有する。
- アジェンダ（議題）を事前に配布・確認: 参加者は事前に内容を把握し、自分の意見を準備しておく。
- 時間制限を設ける: 各議題に時間制限を設け、ファシリテーターが時間管理を徹底する。
- 必要な人だけが参加する: 関係のない人は参加しない、させない。
- 効果: 会議時間が短縮され、議論が活性化し、質の高い意思決定ができる。
【多職種連携編】「報・連・相」は簡潔・的確に！ツールの活用も
多職種連携は重要ですが、コミュニケーションに時間をかけすぎるのも問題です。
- テクニック:
- 結論から話す: 忙しい相手には、まず結論や要点を伝え、必要に応じて詳細を説明する。
- 伝えるべき情報を整理する: 誰に、何を、いつまでに伝える必要があるのかを明確にする。
- 適切なツールを選ぶ: 緊急性の低い連絡はメールやチャットツールを活用し、電話は最小限に。情報共有ツール（Slack, Teamsなど）の導入も検討。
- 効果: コミュニケーションコストが削減され、情報共有がスムーズになる。
【物品管理編】「５S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）」で探し物ゼロへ
「あれ、どこに置いたっけ？」探し物に費やす時間は、本当に無駄です。
- テクニック:
- 整理: 要るものと要らないものを分け、不要なものは捨てる。
- 整頓: 物の置き場所を決め、誰でも分かるように表示する。使ったら必ず元の場所に戻す。
- 清掃・清潔・躾: 常にきれいな状態を保ち、それを維持する習慣をつける。
- 効果: 探し物の時間がゼロになり、作業効率が上がり、気持ちよく仕事ができる。
【移動時間活用編】「耳学」やタスク整理で無駄をなくす
訪問リハなどで移動時間が多いOTは、この時間を有効活用しましょう。
- テクニック:
- 音声学習（耳学）: Podcastやオーディオブック、研修動画の音声などを聴く。
- 次の訪問の準備・シミュレーション: 頭の中で、次の患者さんの情報やリハビリ内容を整理する。
- タスク整理・電話連絡: （運転中でなければ）次のタスクを整理したり、必要な電話連絡を済ませたりする。
- 効果: 移動時間を「学びの時間」や「準備の時間」に変え、全体の業務時間を短縮できる。
【PCスキル編】ショートカットキー＆タイピング速度UPで劇的改善
（記事No.35でも触れましたが、改めて重要なので）
- テクニック: Ctrl+C/V/X/Z/S/F/Pなど、基本的なショートカットキーをマスターする。無料サイトでタイピング練習を行い、入力速度と正確性を向上させる。
- 効果: PC操作にかかる時間が大幅に短縮され、ストレスも軽減される。
【デッドライン設定術】自分に締め切りを課して集中力を高める
パーキンソンの法則を逆手に取り、**各タスクに自分なりの「締め切り（デッドライン）」**を設定しましょう。
- テクニック: 「この記録は15分で終わらせる！」「この資料作成は1時間で！」と、タイマーを使って時間を区切り、その時間内に集中して終わらせることを目指す。
- 効果: 適度な緊張感が生まれ、集中力が高まり、ダラダラ作業を防げる。
【バッチ処理】類似タスクはまとめて一気に片付ける！
メールチェック、電話連絡、書類のコピーなど、似たような種類の作業は、まとめて一気に処理する方が効率的です。
- テクニック: 「メールチェックは1日に3回だけ（例:始業時、昼休み、終業前）」「コピーは午後にまとめて」のように、タスクをグループ化し、集中して行う。
- 効果: タスクの切り替えコストが減り、一つひとつの作業に集中できるため、全体の処理速度が上がる。
【朝イチ＆終業前ルーティン】1日の流れをスムーズにする黄金習慣
1日の始まりと終わりに、決まったルーティンを行うことで、仕事の流れがスムーズになり、時間管理がしやすくなります。
- 朝イチルーティン例: スケジュール確認、メールチェック、今日のTo Doリスト作成、優先順位付け。
- 終業前ルーティン例: 明日の準備、デスク周りの整理整頓、今日の振り返り、明日のTo Doリストの確認。
- 効果: 1日の見通しが立ち、計画的に仕事を進められる。忘れ物ややり残しを防ぎ、翌日のスタートもスムーズになる。
これらのテクニックを、あなたの仕事スタイルに合わせて取り入れ、カスタマイズしていくことで、必ず「時間を作り出すOT」へと変われるはずです！
時短は技術！「時間を作り出すOT」になって、仕事も人生も豊かに
「時間がない」は、もはや言い訳にはできません。 時間は、誰にでも平等に与えられた、かけがえのない資源です。 そして、**「時短」は、特別な才能ではなく、意識と工夫、そして練習によって誰でも身につけられる「技術」**なのです。
この記事でご紹介した、
- 時間に追われる原因の分析
- 「時短思考」へのマインドセット改革
- そして、具体的な時短テクニックの数々
これらを一つひとつ実践していくことで、あなたは必ず「時間に追われるOT」から卒業し、**「時間を主体的にコントロールし、作り出すOT」**へと変貌を遂げられるはずです。
時間が生まれれば、 あなたは、もっと質の高いリハビリに集中できるようになるでしょう。 あなたは、もっと心に余裕を持って、患者さんや同僚と接することができるようになるでしょう。 あなたは、もっとプライベートの時間を楽しむことができるようになるでしょう。 あなたは、もっと自己成長のための学びの時間を確保できるようになるでしょう。
そして、もし、あなたが**「今の職場では、どんなに工夫しても時間的なゆとりが生まれない…」「もっと効率的に働ける環境で、自分の能力を最大限に発揮したい！」**と感じているのなら、より働きやすい環境を求めて、キャリアの専門家に相談してみることも、有効な「時短戦略」の一つです。
リハビリ職の労働環境や、業務効率化に積極的な職場の情報に詳しいキャリアアドバイザーなら、
- あなたが**「時間を有効に使いたい」「ワークライフバランスを重視したい」**という希望を理解し、それに合った職場を紹介してくれます。
- 記録システムが効率的であったり、事務作業のサポート体制が整っていたりする職場の、一般には公開されていない求人情報を持っている可能性があります。
- あなたの時間管理スキルや効率化への意識を高く評価し、それを活かせるキャリアプランを一緒に考えてくれます（無料相談が可能です）。
さあ、今日から「時短思考」をインストールし、「業務効率化の鬼」を目指しましょう！
