「あぁ、また午後は会議か…正直、気が重いな…」 「今日のカンファレンス、長引きそうだな…記録を書く時間がなくなる…」 「会議に出ても、結局何も決まらないことが多いし、時間の無駄な気がするんだよな…」
作業療法士として働く中で、避けては通れないのが、様々な**「会議」や「カンファレンス」**ですよね。 チームでの情報共有、治療方針の決定、業務改善の話し合いなど、本来であれば、これらは質の高いリハビリテーションを提供し、職場環境を良くしていくために、非常に重要な機会のはずです。
しかし、現実には…
- 時間が長すぎる！ 予定時刻を大幅にオーバーすることも日常茶飯事。
- 結論が出ない！ 議論がまとまらず、結局「次回に持ち越し」なんてことも。
- 発言しにくい！ 特定の人ばかりが話し、他の人は聞いているだけ。
- 何のための会議か分からない！ 目的やゴールが曖昧なまま、ただ集まっているだけ。
そんな非生産的な会議に、あなたは心身ともに疲れ果て、**「会議疲れ」**を感じていませんか？ 会議のための準備や、会議後の議事録作成に追われ、本来のリハビリ業務や記録業務の時間が圧迫されてしまう。 「どうせ何も変わらない」という諦めの気持ちから、会議への参加意欲もどんどん失われていく…。
もし、あなたがそんな状況にあるのなら、この記事はあなたのためのものです。 実は、会議の生産性は、参加者一人ひとりの意識と行動、そしてちょっとした工夫で、劇的に向上させることができるのです。
この記事では、そんな「会議疲れ」にサヨナラしたいあなたのために、なぜ会議が非生産的になってしまうのか、その原因を探り、そしてあなたが会議を「眠くない、意味のある時間」に変え、チーム全体の生産性を上げるための具体的な参加術について、詳しく解説していきます。
この記事を読み終えたとき、あなたは会議に対するネガティブなイメージが変わり、「こうすれば、会議はもっと有意義になるんだ！」という具体的な方法と、主体的に会議に関わるための自信を手にしているはずです。 さあ、一緒に「会議疲れ」から脱出し、チームの力を最大限に引き出すための秘訣を学びましょう！
「また会議か…時間の無駄な気がする」OTを襲う”会議疲れ”の実態
「今日の会議、何時間かかるんだろう…」「正直、出なくてもいい気がするんだけど…」そんな風に、会議の予定が入るたびに、ため息をついてしまうことはありませんか？まずは、多くの作業療法士が感じているであろう、「会議疲れ」のリアルな実態とその原因について、一緒に見ていきましょう。
長すぎる、結論が出ない、発言しにくい…会議あるある３大不満
多くのOTが会議に対して抱く不満は、大きく分けてこの３つではないでしょうか。
- とにかく時間が長い！: 予定時刻を平気でオーバーする。話が脱線して、なかなか本題に戻らない。結論が出ないまま、だらだらと続く…。
- 結局、何も決まらない！: 活発な意見交換がなされず、現状報告だけで終わってしまう。具体的な決定事項や、次のアクションが曖昧なまま終了する。
- 意見を言いにくい雰囲気！: 特定の人（上司や声の大きい人など）ばかりが話し、他の人は聞いているだけ。反対意見や新しい提案が出しにくい。
これらの不満が積み重なると、「この会議、本当に意味があるのかな…？」と、会議そのものに対する不信感が募ってしまいますよね。
本来業務を圧迫！会議のための準備、会議後の議事録…
会議は、参加する時間だけでなく、その前後の作業にも多くの時間を費やします。
- 会議前の準備: 資料作成、情報収集、自分の意見の整理など。
- 会議後の作業: 議事録の作成・共有、決定事項の確認、次のアクションへの準備など。
これらの作業が、日々のリハビリ業務や記録業務といった本来の業務時間を圧迫し、「会議のせいで残業が増える…」という事態を招いていることも少なくありません。
「どうせ何も変わらない」参加意欲が削がれるネガティブな空気
非生産的な会議が繰り返されると、「この会議に出ても、どうせ何も変わらないだろうな…」 「私の意見なんて、聞いてもらえないだろうし…」 といった諦めや無力感が、参加者の中に生まれてしまいます。 その結果、会議への参加意欲が著しく低下し、ただ席に座っているだけ、時間が過ぎるのを待つだけ、というネガティブな空気が職場全体に蔓延してしまう。これは非常にもったいない状況です。
会議疲れがもたらす生産性の低下と、貴重な時間の浪費
「会議疲れ」は、単に「疲れたな…」という個人の感覚の問題だけではありません。
- 個人の生産性低下: 会議でエネルギーを消耗し、その後の業務への集中力が低下する。
- チーム全体の生産性低下: 意思決定が遅れたり、情報共有がうまくいかなかったりすることで、チーム全体の業務効率が悪化する。
- 貴重な時間の浪費: 本来、患者さんのために使えるはずの時間や、スキルアップのための時間が、非生産的な会議によって奪われてしまう。
このように、非効率な会議は、組織全体のパフォーマンスを低下させる、大きな要因となり得るのです。
なぜあなたの会議は眠くなる？非生産的な会議に共通する５つの原因
「うちの職場の会議、どうしていつもこうなんだろう…」その非生産性の裏には、いくつかの共通した原因が潜んでいます。原因が分かれば、改善策も見えてきます。あなたの職場の会議に当てはまるものがないか、チェックしてみましょう。
原因①：目的とゴールが曖昧「何のための会議？」が不明確
最も根本的な原因は、「この会議で、何を決定したいのか？」「どんな状態になれば、この会議は成功なのか？」という目的とゴールが、参加者全員で共有されていないことです。 目的が曖昧なままでは、議論が発散しやすく、何を話すべきか、どこへ向かうべきかが見えなくなってしまいます。 ただ「集まること」自体が目的化してしまっている会議も少なくありません。
原因②：アジェンダなし！行き当たりばったりの議論で脱線多発
会議の**アジェンダ（議題、検討事項、時間配分などを明記したもの）**が事前に共有されていない、あるいは、そもそもアジェンダが存在しない。 これでは、参加者は何を準備すれば良いか分かりませんし、会議中も話があちこちに飛び火し、議論が脱線しやすくなります。 行き当たりばったりの議論では、時間内に結論を出すのは至難の業です。
原因③：参加者が多すぎる、あるいは不適切「誰のための会議？」
「この会議、私、本当に出る必要あるのかな…？」 そう感じたことはありませんか？ 会議の目的に関係のない人まで参加していたり、逆に、意思決定に必要なキーパーソンが不在だったりすると、会議の効率は著しく低下します。 参加者が多すぎると、発言しにくくなったり、議論がまとまりにくくなったりします。 適切な参加者の選定も、生産的な会議には不可欠です。
原因④：ファシリテーター不在or機能不全！議論がまとまらない、時間超過
会議を円滑に進め、時間内に結論を導くためには、**優れたファシリテーター（進行役）**の存在が不可欠です。 しかし、
- そもそもファシリテーターが明確に決まっていない。
- ファシリテーターが、議論を整理したり、時間管理をしたりするスキルを持っていない。
- 特定の人（上司など）がファシリテーターを兼ねているが、一方的に話すだけで、他の人の意見を引き出せていない。 といった状況では、議論は迷走し、時間超過は避けられません。
原因⑤：一方的な報告会？意見が出ない、決定事項が曖昧なまま終了
会議が、単なる**「情報伝達の場（報告会）」**になってしまっていて、参加者からの意見や質問がほとんど出ない。 あるいは、活発な議論が行われたとしても、最終的な「決定事項」や「次のアクションプラン」、「担当者」などが明確にされないまま終わってしまう。 これでは、会議を開いた意味がありませんよね。 「で、結局どうするの？」という宙ぶらりんな状態で終わる会議は、参加者の徒労感を増大させます。
これらの原因に心当たりがあるなら、あなたの職場の会議には、大きな改善の余地があると言えるでしょう。
会議は「参加」するもの！受け身姿勢を脱却し、主体的に関わるためのマインド
「どうせ私が何か言っても変わらないし…」「早く終わらないかな…」そんな風に、会議に対して受け身で、ネガティブな気持ちで臨んでいませんか？会議の生産性を上げるためには、まず参加者一人ひとりが「主体的に関わる」というマインドセットを持つことが大切です。
①「自分も会議を作る一員」という当事者意識を持つ
会議は、誰か偉い人が一方的に進めるものではありません。参加者全員で作り上げていくものです。 「この会議をより良くするために、自分に何ができるだろうか？」 「自分の意見や情報が、チームの意思決定に役立つかもしれない」 そんな当事者意識を持つことで、会議への関わり方が変わり、あなたの発言や行動が、会議全体の質を高めることに繋がります。
②「何を得たいか」目的意識を持って参加する
ただ席に座っているだけでは、時間はあっという間に過ぎてしまいます。 「この会議で、自分は何の情報を得たいのか？」「どんな疑問を解消したいのか？」「どんな貢献をしたいのか？」といった目的意識を持って参加しましょう。 目的が明確であれば、会議中の集中力も高まりますし、積極的に情報をキャッチしたり、質問したりする姿勢が生まれます。
③発言は「貢献」！恐れずに意見や質問を投げかける勇気
「こんなこと言ったら、変に思われるかな…」 「的外れな質問だったら恥ずかしい…」 そう考えて、発言をためらってしまう気持ちはよく分かります。 しかし、あなたの意見や質問は、**チームにとって新たな気づきや、より良い結論を導き出すための「貢献」**となり得るのです。 たとえ小さなことでも、疑問に思ったことや、気づいたことは、勇気を出して発言してみましょう。その一言が、議論を深めるきっかけになるかもしれません。
④他の参加者の意見を尊重し、建設的な議論を心がける
自分の意見を主張するだけでなく、他の参加者の意見にも真摯に耳を傾け、尊重する姿勢が大切です。 異なる意見が出た場合も、感情的に反論するのではなく、「そういう考え方もあるんですね」「〇〇という点について、もう少し詳しく教えていただけますか？」と、建設的な対話を心がけましょう。 多様な意見を組み合わせることで、より質の高い結論が生まれます。
この「主体的な参加マインド」を持つことが、あなたを「会議の傍観者」から「会議の主役」へと変える第一歩です。
もう眠くならない！会議の生産性を劇的に上げる【OTのための実践テクニック７選】
主体的なマインドが整ったら、いよいよ具体的なテクニックです！ここでは、作業療法士のあなたが、日々の会議を「眠くない、意味のある時間」に変え、チーム全体の生産性を劇的に上げるための、実践的なテクニックを７つご紹介します。準備から会議後まで、トータルで活用してみてください。
【準備編】①会議前にアジェンダを確認！自分の意見や質問を準備しておく
生産的な会議は、始まる前から勝負が決まっていると言っても過言ではありません。
- 実践テクニック:
- 会議のアジェンダ（議題、目的、ゴール、時間配分など）が事前に共有されていたら、必ず目を通しましょう。
- 各議題に対して、**「自分はどう考えるか？」「何か質問はあるか？」「提案できることはないか？」**などを、事前に簡単にまとめておきます。
- もしアジェンダが共有されていなければ、主催者に確認してみるのも良いでしょう。
- 効果: 会議の目的を理解した上で臨めるため、議論にスムーズに参加でき、的確な発言や質問ができます。
【準備編】②関連資料は事前に目を通す！会議中の理解度と発言力を高める
会議で配布される資料があれば、必ず事前に目を通しておく習慣をつけましょう。
- 実践テクニック:
- 会議が始まってから資料に目を通すのでは、議論に集中できません。
- 事前に資料を読み込み、内容を理解し、疑問点や自分の意見を整理しておきます。
- 効果: 会議中の理解度が深まり、より建設的な意見や質問が出せるようになります。時間の節約にも繋がります。
【参加中編】③積極的に発言・質問する！「分からない」を放置しない
会議は、あなたの意見や知識をチームに貢献する絶好の機会です。遠慮せずに、積極的に発言・質問しましょう。
- 実践テクニック:
- 準備してきた意見や質問を、適切なタイミングで発言する。
- 他の人の発言で、少しでも疑問に思ったことや、理解できなかったことは、その場で質問して解消する。「すみません、今の〇〇について、もう少し詳しく教えていただけますか？」
- 「分からないまま放置する」のが、一番良くありません。
- 効果: あなたの積極的な姿勢が、他の参加者の発言を促し、議論を活性化させます。疑問点を解消することで、認識のズレも防げます。
【参加中編】④議論が脱線したら軌道修正！「目的は何でしたっけ？」
話が盛り上がるのは良いことですが、気づけば本題から大きくズレてしまっている…なんてことも。
- 実践テクニック:
- 「すみません、少し話が逸れているようなので、本日の会議の目的に立ち返りませんか？」
- 「〇〇という論点に戻って、△△について話し合いを進めませんか？」
- と、ファシリテーターがいればその人に、いなければ勇気を出して、議論を本筋に戻すための発言をしてみましょう。
- 効果: 無駄な時間の浪費を防ぎ、会議を効率的に進めることができます。
【参加中編】⑤「決定事項」「次のアクション」「担当者」を明確にする意識
会議の最後に、「で、結局何が決まったんだっけ…？」とならないように、常に「アウトプット」を意識しましょう。
- 実践テクニック:
- 各議題の議論が終わるたびに、「ここまでの決定事項は〇〇ですね」「次のアクションとしては、△△を□□さんが〇日までに、ということでよろしいでしょうか？」と、確認・要約する発言をする。
- もし曖昧なまま終わりそうなら、「今日の会議で決まったことと、次に誰が何をすべきかを、最後に確認してもよろしいでしょうか？」と提案する。
- 効果: 会議の成果が明確になり、次の行動に繋がりやすくなります。
【参加中編】⑥（可能なら）ファシリテーション役を買って出る！会議をリードする経験
もし、あなたが会議の進め方に課題を感じているなら、**思い切ってファシリテーション役（進行役）**を買って出てみるのも、大きな学びと貢献に繋がります。
- ファシリテーターの役割: アジェンダの提示、時間管理、参加者への発言促進、意見の整理、合意形成のサポートなど。
- 効果: 会議を主体的にコントロールする経験は、あなたのリーダーシップスキルやコミュニケーション能力を飛躍的に高めます。チーム全体の会議の質を向上させるきっかけにもなります。
【会議後編】⑦議事録は簡潔に、決定事項とToDoを明確にして共有！
会議で決まったことを、参加者全員が正しく理解し、次の行動に繋げるためには、質の高い議事録が不可欠です。
- 議事録作成のポイント:
- 迅速に作成・共有: 会議後、できるだけ早く（理想は当日中）作成し、関係者に共有する。
- 簡潔に、分かりやすく: 全ての発言を記録する必要はありません。「日時、場所、参加者、議題、主な意見、決定事項、ToDo（誰が、何を、いつまでに）、次回への持ち越し事項」など、必要な情報を簡潔にまとめる。
- ToDoリストを明確に: 誰が何を担当するのかを明確に記載し、実行を促す。
- 効果: 会議の成果が記録として残り、次のアクションがスムーズに進みます。認識のズレや「言った言わない」のトラブルも防げます。
これらのテクニックを意識的に実践することで、あなたは「会議疲れ」から解放されるだけでなく、チームの生産性を高める「会議の達人」へと成長できるはずです。
会議はチームのエンジン！生産性を上げて、質の高いケアと働きがいを両立
「どうせ時間の無駄…」そう思われがちな会議も、実は**チームの力を最大限に引き出し、質の高いケアを実現するための、重要な「エンジン」**となり得るのです。 そして、そのエンジンを力強く回していくためには、参加者一人ひとりの主体的な関わりと、生産性を高めるためのちょっとした工夫が不可欠です。
この記事でご紹介した、
- 非生産的な会議の原因の理解
- 主体的に関わるためのマインドセット
- そして、具体的な実践テクニック
などを参考に、まずはあなた自身が「会議の達人」を目指してみませんか？ あなたの小さな行動が、あなたの職場の会議文化を変え、チーム全体のパフォーマンスを向上させる、大きなきっかけになるかもしれません。
もし、あなたが**「今の職場では、どんなに頑張っても会議が改善されない…」「もっと効率的で、建設的な議論ができる環境で働きたい！」**と感じているのなら、より生産性の高い会議運営を実践している職場を探してみるのも、一つの有効な選択肢です。 リハビリ職場の内部事情や、各施設の会議文化などに詳しいキャリアアドバイザーに相談すれば、あなたがもっと活き活きと意見を交わし、チームに貢献できる職場を見つける手助けをしてくれるでしょう（無料相談が可能です）。
会議を「苦痛な時間」から「創造的な時間」へ。 生産性の高い会議を実現し、質の高いケアと、あなた自身の働きがいを、両立させていきましょう。
